Η διαχείριση των αλλαγών (change management) αναφέρεται στην αντιμετώπιση των μεταβολών του εξωτερικού και του εσωτερικού περιβάλλοντος ενός οργανισμού, των υφιστάμενων εργασιακών διαδικασιών και των στρατηγικών που επηρεάζουν το σύνολό του.
Η επίτευξη οργανωσιακών αλλαγών ιδιαίτερα στον δημόσιο τομέα παρουσιάζει αυξημένο βαθμό δυσκολίας σε σχέση με τον ιδιωτικό λόγω της γραφειοκρατικής δομής, του πολιτικού κόστους, της επικρατούσας νοοτροπίας, του φόβου για αλλαγή, της έλλειψης κουλτούρας αλλαγών, της μη συνέχειας και συνέπειας στη λήψη αποφάσεων, των περιορισμών της νομοθεσίας και της απουσίας οικονομικών κινήτρων. Περαιτέρω, η εμπλοκή πολλών και διαφορετικών φορέων επιφέρει αρνητικά αποτελέσματα καθώς κάθε εμπλεκόμενος φορέας θέτει διαφορετικούς στόχους με αποτέλεσμα η υλοποίηση της αλλαγής να καθίσταται δύσκολη.
Από την άλλη, αξίζει να δοθεί έμφαση στις άμεσες και αποτελεσματικές αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν από την πλευρά του δημοσίου τομέα της χώρας μας και έγιναν αποδεκτές σχεδόν από το σύνολο των πολιτών - με όλες τις ελλείψεις και παραλείψεις-εξαιτίας της εμφάνισης του COVID-19 και της ανάγκης περιορισμού της διάδοσής του. Ειδικότερα, εκδόθηκε μεγάλος αριθμός Εγκυκλίων και Πράξεων Νομοθετικού Περιεχομένου (ΠΝΠ) σύμφωνα με τις οποίες εφαρμόστηκε άμεσα η δυνατότητα ενός ευέλικτου ωραρίου απασχόλησης, ενός ευέλικτου τρόπου χορήγησης αδειών, η εξ’ αποστάσεως διδασκαλία σε όλες τις βαθμίδες της εκπαίδευσης καθώς και η εξ’ αποστάσεως παροχή εργασίας με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων σε όλους τους εργαζομένους.
Οι ριζικές αλλαγές μπορεί να είναι προγραμματισμένες ή να προκύψουν ξαφνικά. Οι προγραμματισμένες αλλαγές περιλαμβάνουν ένα σχέδιο δράσης για τη μετάβαση από την υφιστάμενη κατάσταση στην επιθυμητή. Οι μη προγραμματισμένες προκύπτουν από φαινόμενα ανωτέρας βίας όπως η πρόσφατη υγειονομική κρίση όπου η Διοίκηση οφείλει να προχωρήσει άμεσα σε μία σειρά ριζικών μεταβολών για την αντιμετώπισή της.
Οι αλλαγές είναι σταδιακές ή άμεσες. Οι σταδιακές αποτελούν τη συνηθέστερη μορφή αλλαγής στους οργανισμούς καθώς γίνονται ευκολότερα αποδεκτές. Οι άμεσες πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια ενός σημαντικού προβλήματος με αποτέλεσμα να μην υπάρχει ο κατάλληλος χρόνος για την υλοποίηση μιας βήμα-βήμα διαδικασίας.
Οι μεταβολές σε έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση διακρίνονται σε δύο κατηγορίες: Από πάνω προς τα κάτω (top-down) ή/και από κάτω προς τα πάνω (down-top). Στη πρώτη περίπτωση η διαδικασία της αλλαγής υλοποιείται από τη Διοίκηση και τους λήπτες αποφάσεων, ενώ στη δεύτερη συμμετέχουν στην υλοποίησή της όλα τα μέλη του οργανισμού. Εδώ πρέπει να σημειωθεί ότι στις περιπτώσεις μη συμμετοχής των μελών στη συγκεκριμένη διαδικασία είναι πιθανόν να παρατηρηθούν υψηλά επίπεδα αντίστασης από τους εργαζομένους καθώς δεν υπάρχει η δυνατότητα ανταλλαγής απόψεων με τα ανώτατα διοικητικά στελέχη. Τέλος η αλλαγή μπορεί να είναι αλλαγή ανακατάταξης η οποία αναφέρεται σε συστηματικές και ορθολογικές αξιολογήσεις του οργανισμού ή αλλαγή μετασχηματισμού η οποία αναφέρεται σε αλλαγή κουλτούρας, στάσεων, πεποιθήσεων και συμπεριφορών.
Οι αλλαγές προκαλούνται από διάφορους παράγοντες. Πολιτικούς (νομοθετικό πλαίσιο, μεταρρυθμίσεις της κρατικής δομής και διοίκησης, διεθνής κατάσταση της χώρας), οικονομικούς (φορολογικές μεταβολές, οικονομική κρίση, ρυθμοί ανάπτυξης, απασχόληση), κοινωνικούς (κοινωνικές ανισότητες, κοινωνική ευθύνη των οργανισμών), τεχνολογικούς (νέες τεχνολογίες, ψηφιοποίηση των υπηρεσιών, τεχνητή νοημοσύνη, τηλε-εργασία). Θα ήταν παράλειψη εάν δεν γινόταν αναφορά στους εσωτερικούς παράγοντες στους οποίους συμπεριλαμβάνονται ηγέτες με όραμα, προβλήματα επικοινωνίας, συγκρούσεις, εσωτερικές κρίσεις, κ.ά.
Έρευνες έχουν δείξει ότι πολλές φορές οι αλλαγές δεν υλοποιούνται με επιτυχία.
Οι κυριότεροι λόγοι αποτυχίας των προγραμμάτων υλοποίησης των αλλαγών σχετίζονται αρχικά με την έλλειψη οράματος. Η μη δέσμευση της ηγεσίας στην αλλαγή και στην εφαρμογή ποιοτικών διαδικασιών οδηγεί με μαθηματική ακρίβεια στην αποτυχία.
Η έλλειψη πόρων αποτελεί επίσης σημαντική αιτία αποτυχίας των αλλαγών καθώς τα προγράμματα αλλαγών απαιτούν υψηλό προϋπολογισμό και προγραμματισμό καθώς και διαθεσιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού. Τέλος, σύμφωνα με το Kotter, η έλλειψη επιστημονικής γνώσης και πρακτικής των υπεύθυνων υλοποίησης προγραμμάτων οργανωσιακής αλλαγής μπορεί να αποτελέσει σημαντική αιτία αποτυχίας υλοποίησής τους.