Το εργασιακό μας περιβάλλον μπορεί πολλές φορές να μην είναι ιδιαίτερα ευχάριστο. Εξαιτίας της πίεσης αλλά και διάφορων άλλων παραγόντων, πολλοί από τους συναδέλφους μας ξεσπούν, υπάρχουν εντάσεις και και αρκετές φορές διαφωνίες, ακόμα κι από εμάς τους ίδιους.
Δουλειά μας είναι να συμβάλλουμε ώστε το κλίμα στην εργασία να διατηρείται όσο γίνεται περισσότερο ήρεμο και ιδιαίτερα κατά την διάρκεια επαγγελματικών συναντήσεων.
Αυτό θα μπορούσε να επιτευχθεί με μερικές απλές καθημερινές συμβουλές τις οποίες μας «παραδίδουν» απλόχερα ειδικοί της ευγένειας και της εθιμοτυπίας.
Ας μην μιλάμε μόνο και μόνο για να ακούμε την δική μας φωνή
Η Νταϊάν Γκότσμαν, ειδική σε θέματα εθιμοτυπίας και συγγραφέας του βιβλίου «Modern Etiquette for a Better Life», εξηγεί ότι, «αν έχουμε κάτι παραγωγικό να προσφέρουμε στην συζήτηση, τότε να μιλάμε. Αλλιώς είναι καλύτερο να δίνουμε τον λόγο σε κάποιον που πραγματικά έχει κάτι να πει».
Ο στόχος είναι να διαμορφώσουμε μία συνάντηση αποτελεσματική.
«Να αναζητούμε έξυπνες και απλές λέξεις για να εξηγήσουμε αυτό που θέλουμε να πούμε. Όταν μιλάμε σε μια ομάδα, καλό είναι να χρησιμοποιούμε ορολογία που δεν αφήνει περιθώρια για παρεξηγήσεις», δηλώνει η Τζάκι Βέρνον-Τόμσον, ιδρύτρια του «From the Inside-Out School of Etiquette».
Να μην εμφανιζόμαστε απροετοίμαστοι
Πριν από μια συνάντηση, «πρέπει να βεβαιωθούμε ότι έχουμε έτοιμα όλα τα έγγραφα μας και οτιδήποτε χρειαζόμαστε», δηλώνει ο Νικ Λάιγκτον, ειδικός σε θέματα εθιμοτυπίας.
Μάλιστα, εάν έχουμε να κάνουμε μία παρουσίαση με την βοήθεια υπολογιστή, τότε θα ήταν πολύ βοηθητικό να φτάναμε λίγο νωρίτερα στον χώρο ώστε να ετοιμάσουμε νωρίτερα την παρουσίαση μας.
Ίσως το multitasking δεν ταιριάζει στην περίσταση
To multitasking σε μια επαγγελματική συνάντηση δεν ωφελεί πουθενά. Θεωρείται αρκετά αγενές όταν κάποιος συνάδελφος μιλάει κι εμείς φτιάχνουμε το πρόγραμμα της εβδομάδας στο κινητό μας.
Ο Γκότσμαν εξηγεί ότι, «αν δεν το χρησιμοποιούμε για τη συνάντηση, είναι καλύτερο να βάλουμε το τηλέφωνο μας στην άκρη. Δεν αποσπά την προσοχή μόνο του χρήστη, αλλά και των γύρω που παρατηρούν κάποιον στο κινητό του».
Να θυμόμαστε επίσης να βάζουμε τις συσκευές μας στο αθόρυβο ή στη δόνηση, ώστε να αποφύγουμε κάποια ενδεχόμενη διακοπή της συνάντησης εξαιτίας μας.
Συμβουλεύει επίσης να μην μασουλάμε δυνατά σνακ, το οποίο δεν είναι μόνο αγενές αλλά παράλληλα στρέφει την προσοχή εκτός θεματικής.
Να μην μιλάμε όσο μιλούν άλλοι
Κατά την διάρκεια μιας συνάντησης, πρέπει να αποφεύγουμε να μιλάμε πάνω από άλλους ή να συμμετέχουμε σε δευτερεύουσες συζητήσεις.
«Το να ψιθυρίζουμε ή να μιλάμε ιδιαιτέρως κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης μπορεί να είναι πολύ ενοχλητικό και ασεβές», δηλώνει η Βέρνον-Τόμσον.
Διατήρηση της συνέπειας (όσο γίνεται)
Η έγκαιρη άφιξη σε μία συνάντηση δείχνει ότι σεβόμαστε την διαδικασία και το πρόσωπο που την προγραμμάτισε. Αυτό ισχύει για όλους, ακόμη και για τους ανώτερους ή όσους βρίσκονται σε ιθύνοντες θέσεις.
Είτε βρισκόμαστε σε μία δια ζώσης συνάντηση, είτε σε μία τηλεδιάσκεψη, καλό είναι να φτάνουμε νωρίς και είμαστε σε ετοιμότητα.
Ας μην κρατήσουμε τις ερωτήσεις μας για το τέλος
Η ενεργή συμμετοχή μας κατά την διάρκεια μίας συνάντησης, όχι μόνο δείχνει πως παρακολουθούμε τον ομιλητή αλλά και συμβάλλουμε στην καλύτερη διαχείριση του χρόνου, ώστε να αποτραπεί η ανάγκη για κάποια επόμενη συνάντηση.
«Είναι αγένεια να παρατείνουμε τις συνεδριάσεις πέραν του συμφωνημένου χρονικού πλαισίου. Ας μην ανατρέψουμε ολόκληρη τη μέρα των συναδέλφων», δηλώνει ο Σμιθ.
Προς αποφυγή εχθρικού περιβάλλοντος
Η Βέρνον-Τόμπσον συμβουλεύει να μην μιλάμε αρνητικά για έναν άλλο συνάδελφο στη συνάντηση ή αν χρειαζόμαστε να συζητήσουμε κάτι περισσότερο προσωπικό, καλύτερα να το κάνουμε ιδιαιτέρως.
«Αν έχουμε διαφορετική άποψη με κάποιον, να περιμένουμε την κατάλληλη στιγμή για να μοιραστούμε τις σκέψεις μας με σεβασμό, αφού τελειώσει την ομιλία του», προσθέτει η Τόμπσον.
Από την άλλη, ο Γκότσμαν τονίζει τη σημασία του να κάνουμε στοχαστικές ερωτήσεις και παραγωγικές δηλώσεις.
«Ο στόχος δεν είναι να πηγαίνουμε με το ρεύμα, αλλά να αναφέρουμε πιθανά προβλήματα και ανησυχίες», είπε. «Το κλειδί είναι να παρεμβαίνουμε με σεβασμό και να συζητάμε οποιαδήποτε προβλήματα προκύψουν».
Συμμόρφωση ως προς την ατζέντα της συνάντησης
Αν συντονίζουμε κάποια επαγγελματική συνάντηση, πρέπει να το κάνουμε σωστά χωρίς να ξεφεύγουμε από τα χρονικά και θεματικά πλαίσια. Εάν δύο ή τρία άτομα δεν μπορούν να συμμετάσχουν, τότε προτιμότερο είναι να προγραμματίσουμε μία εκ νέου συνάντηση μόνο για εκείνα.
Ακατάλληλο ντύσιμο
Στοιχείο προς αποφυγή γι′ αυτό και «πρέπει να ακολουθούμε τον ενδυματολογικό κώδικα, όποιος κι αν είναι αυτός», δηλώνει ο Λάιγκτον. «Αυτό βέβαια αφορά και τις εικονικές συναντήσεις».
Ο τρόπος που παρουσιάζουμε τον εαυτό μας σε μία συνάντηση είναι ιδιαίτερα σημαντικός και σε αυτό περιλαμβάνεται και η γλώσσα του σώματος.
Προγραμματίζοντας μία συνάντηση σε μέγεθος μέιλ
«Πριν από τον προγραμματισμό, η πρώτη ερώτηση που πρέπει να κάνουμε είναι εάν χρειάζεται καν να γίνει αυτή η συνάντηση; Ή μήπως θα μπορούσε να είναι απλώς ένα μέιλ;» τονίζει ο Λάιγκτον. «Ο σεβασμός του χρόνου των άλλων ανθρώπων είναι ζωτικής σημασίας, οπότε ας βεβαιωθούμε ότι ο χρόνος αξίζει τον κόπο για όλους».
«Είναι αγένεια να σπαταλάτε το χρόνο των ανθρώπων σε μια περιττή συνάντηση», προσθέτει. Όπως επίσης, να αποκλείουμε κάποιον που τον αφορά.
Ίσως πλέον οι επαγγελματικές συναντήσεις να αποτελούν μία ευχάριστη αφορμή για συζήτηση και ανταλλαγή απόψεων μεταξύ των συναδέλφων.
Από την άλλη, οι καλοί μας τρόποι μπορεί να επιφέρουν μία καλή αύξηση ή μία ακόμα καλύτερη προαγωγή.
Με πληροφορίες από HuffPost U.S.