Όταν η δουλειά συσσωρεύεται, είναι πολύ εύκολο να μείνουμε πίσω σε δουλειές και προθεσμίες. Σε συνδυασμό με το πανταχού παρόν άγχος της ζωής εν μέσω COVID, αυτός ο σωρός εργασίας μπορεί να αρχίσει να μοιάζει σαν ένα ανυπέρβλητο βουνό.
Δεν είμαστε μόνοι, αν τον τελευταίο καιρό νιώθουμε δυσκολία να ολοκληρώσουμε μια εργάσιμη ημέρα. Ακόμη και οι ειδικοί διαχείρισης χρόνου και οι συγγραφείς που είναι ειδικοί στο να φέρουν εις πέρας πράγματα, μένουν πίσω μερικές φορές.
Ακολουθούν μερικές από τις καλύτερες συμβουλές που μοιράστηκαν οι ειδικοί της παραγωγικότητας σχετικά με το τι κάνουν όταν καθυστερούν στη δουλειά και πώς αποφεύγουν να αισθάνονται καταπονημένοι.
1. Ζητάμε βοήθεια
Όταν νιώθουμε καταβεβλημένοι ή αναλαμβάνουμε ξαφνικά ένα σωρό ευθύνες, πρώτα προσπαθούμε να οργανώσουμε όσα έχουμε να κάνουμε κατά προτεραιότητα.
Αυτό είναι στην πραγματικότητα το δύσκολο κομμάτι - όχι λόγω της οργάνωσης, αυτό είναι το εύκολο - αλλά το να σταματήσουμε να προσπαθούμε να αναλάβουμε όλο το εύρος της δουλειάς μας. Μερικές φορές μπορεί να φαίνεται ανόητο να σταματάμε μια δουλειά για να ξανααρχίσουμε αργότερα, ειδικά όταν μπορεί να έχουμε μείνει πίσω ή αν αισθανόμαστε καταβεβλημένοι. Αλλά είναι σημαντικό να σταματήσουμε, να κάνουμε ένα διάλειμμα, να αποκτήσουμε λίγη διανοητική διαύγεια. Ας κάνουμε μια βόλτα, ας πιούμε ένα μεγάλο ποτήρι νερό και ας βεβαιωθούμε ότι έχουμε φάει.
Μετά μπορούμε να επιστρέψουμε και να προσπαθήσουμε να κανονίσουμε τις εργασίες και τις υποχρεώσεις μας κατά προτεραιότητα, αλλά και να αναθέσουμε εργασίες ή να μοιράσουμε φόρτο εργασίας.
Και όταν λέμε «ανάθεση», δεν εννοούμε μόνο πράγματα που μπορούμε να ζητήσουμε από άλλους να κάνουν. Εννοούμε πράγματα για τα οποία μπορούμε να διαπραγματευτούμε, όπως περισσότερο χρόνο ή να ζητήσουμε από τον διευθυντή μας να μην μας αναθέσει και κάτι ακόμα στη δουλειά επειδή είμαστε κουρασμένοι ή να ζητήσουμε από έναν φίλο ή συνάδελφο να μας βοηθήσει.
Και αυτό είναι επίσης σημαντικό: Ας μη φοβόμαστε να ζητήσουμε βοήθεια! Το να έχουμε την ψυχολογική ασφάλεια να ζητήσουμε βοήθεια είναι πολύ σημαντικό και, προφανώς, αν την έχουμε, ας την ζητήσουμε!
«Δεν μπορώ να σας πω πόσους μάνατζερ είχα που με είδαν να τρέχω καταβεβλημένος και μου είπαν: ”Την επόμενη φορά, μίλα μου νωρίτερα, μπορώ να σε βοηθήσω!” και στην πραγματικότητα το εννοούσαν».
— Άλαν Χένρι, συντάκτης στο περιοδικό Wired και συγγραφέας του επερχόμενου βιβλίου «Seen, Heard, and Paid: The New Work Rules for the Marginalized»
2. Βάζουμε την σκέψη μας σε χαρτί
Παίρνουμε ένα κενό φύλλο λευκού χαρτιού και σχεδιάζουμε μια κάθετη γραμμή στο κέντρο και μια οριζόντια γραμμή, ώστε να έχετε τέσσερα τεταρτημόρια στη σελίδα μας. Στην επάνω αριστερή γωνία, γράφουμε, «Είναι αναγκαίο να κάνω». Επάνω δεξιά, γράφουμε «Προαιρετικά πρέπει να κάνω», κάτω αριστερά, γράφουμε «Μπορώ να κάνω» και κάτω δεξιά γράφω «Θέλω».
Όταν πρέπει να αποφασίσουμε πού πάνε όλα, είναι σχεδόν σαν να παίρνουμε ένα σουρωτήρι που βάζει τα πράγματα στο τμήμα που ανήκουν και μας βοηθάει πραγματικά να τα ξεκαθαρίσουμε: «Εντάξει, υπάρχουν πολλά πράγματα που επανέρχονται στο κεφάλι μας, αλλά δεν είναι όλα πράγματα που πρέπει να κάνουμε».
Μόλις αισθανθούμε πλήρεις με το άδειασμα του μυαλού, κοιτάζουμε τι υπάρχει στη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να κάνουμε και, στη συνέχεια, βάζουμε προτεραιότητα ή κατατάσσουμε και γράφουμε ένα 1 ή ένα 2 ή ένα 3 δίπλα σε όλα με σειρά σημασίας. Σε αυτό το σημείο, θα νιώθουμε αρκετά κατασταλαγμένοι ώστε να ξέρουμε από τι πρέπει να ξεκινήσουμε.
–– Άννα Ντίρμον Κόρνικ, προπονήτρια διαχείρισης χρόνου και παρουσιάστρια του podcast «It’s About Time»
3. Συρρίκνωση του φόρτου εργασίας
Όταν έχουμε μείνει πίσω στη δουλειά, μπορούμε να αφιερώσουμε λίγο περισσότερο χρόνο στον προγραμματισμό και στο να κάνουμε μια λίστα με όλα τα τρέχοντα έργα που έχουμε να κάνουμε. Στη συνέχεια, βλέπουμε αν μπορούμε να αναθέσουμε κάποιο από αυτά τα έργα σε κάποιον άλλο ή να απορρίψουμε κάποιο επειδή είναι λιγότερο σημαντικά ή πιο σημαντικά από άλλα.
Με τα έργα που απομένουν, κοιτάζουμε πόσο χρόνο θέλουν για να ολοκληρωθούν για να δούμε αν μπορούμε να τα ολοκληρώσουμε σε λογικό χρόνο, λαμβάνοντας υπόψη πόσο χρόνο, προσοχή και ενέργεια θα έχουμε.
— Κρις Μπάλει, συγγραφέας του «The Productivity Project»
4. Ας αναγνωρίσουμε ότι «Είμαστε καταβεβλημένοι και χρειαζόμαστε βοήθεια!»
Ενώ είμαστε προσανατολισμένοι στην εργασία μας, υπάρχουν στιγμές που παραμένουμε πίσω ή κατακλυζόμαστε από περισπασμούς. Οι βέλτιστες πρακτικές για αυτό το πρόβλημα περιλαμβάνουν:
1. Αναγνωρίζουμε πού βρισκόμαστε: «Είμαστε καταβεβλημένοι και χρειαζόμαστε βοήθεια!».
2. Δίνουμε προτεραιότητα στη λίστα εργασιών μας: Είναι οι εργασίες μας άμεσες, ή μπορούμε να τις κλείσουμε αργότερα;
3. Περιορίζουμε τους περισπασμούς: Ελέγχουμε λιγότερο τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή ορίζουμε μια συγκεκριμένη ώρα για ερωτήσεις και απαντήσεις με μαθητές.
4. Βάζουμε συγκεκριμένα χρονικά όρια για την ολοκλήρωση των εργασιών.
— Πάμελα Ριντ, προπονήτρια διαχείρισης χρόνου και συγγραφέας του βιβλίου “Unfinished Business: How to Finish What You Start ... Faster!”
5. Επικοινωνούμε όσο το δυνατό συντομότερα εάν η εργασία μας αφορά άλλους
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι ένα βήμα πίσω και απλά να σταματήσουμε, γιατί το να ασχολούμαστε με τόσα πολλά πράγματα που συμβαίνουν ταυτόχρονα είναι απλώς υπερφόρτωση πληροφοριών.
Και μετά κοιτάζουμε τα έργα και τις προθεσμίες. Η δουλειά που πρέπει να κάνουμε είναι μόνο δική μας ή περιλαμβάνει και άλλους; Εάν συμβαίνει το δεύτερο, τότε η επικοινωνία μαζί τους πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που θα κάνουμε. Αυτή η διάκριση, είναι σημαντική. Εάν κάποιος περιμένει κάτι από εμάς, ας επικοινωνήσουμε αμέσως μαζί του και ας του πούμε: «Αυτό είναι το νέο χρονοδιάγραμμα», «Μπορώ να το κάνω μέχρι εκείνη τη στιγμή;» ή να τον ενημερώσουμε για το τι συμβαίνει.
— Ρασέλ Ισίπ, σύμβουλος παραγωγικότητας
6. Ας κάνουμε στον εαυτό μας αυτή τη διευκρινιστική ερώτηση
Ο καθορισμός σαφών προτεραιοτήτων είναι το κλειδί για να ξεφύγουμε από το αίσθημα της κούρασης. Εάν βρισκόμαστε σε μια δουλειά όπου έχουμε μια ηγετική ομάδα ή ένα αφεντικό, μερικές φορές είναι ένα θέμα να ζητήσουμε διευκρινίσεις από αυτούς και να πούμε: «Αυτά είναι όσα έχω στο μυαλό μου. Ποια πρέπει να είναι η προτεραιότητα;»
Αλλά αν είμαστε το άτομο που πρέπει να αποφασίσει τι είναι πιο σημαντικό, πρέπει να κάνουμε στους εαυτούς μας διευκρινιστική ερώτηση:
Από όλα αυτά τα πράγματα που υπάρχουν στη λίστα μου, ποιο είναι το ένα πράγμα που αν λυνόταν ή έφευγε, όλα αυτά τα άλλα πράγματα θα γίνονταν πιο εύκολα;
— Κέιτι Ούσοου Wussow, business coach και παρουσιάστρια του podcast “The Game Changer”.
7. Ας ηρεμήσουμε το μυαλό μας
Συχνά οι άνθρωποι αναζητούν μια λύση με ένα «κλικ». Αλλά αυτό απαιτεί δεξιότητες που πρέπει να εξασκούμε τακτικά για να τις κατακτήσουμε: διαχείριση άγχους και ανθεκτικότητα, ιεράρχηση προτεραιοτήτων και διαχείριση χρόνου και εργασιών.
Αν έχουμε μείνει πίσω στη δουλειά, μπορούμε να κάνουμε τις τρεις δεξιότητες, πράξη. Πρώτον, αντιμετωπίζουμε το αίσθημα του άγχους ότι δεν θα προλάβουμε χρησιμοποιώντας διαλογισμό ή άλλη πρακτική ενσυνειδητότητας. Ξέρουμε ότι το έχουμε πετύχει όταν ο καρδιακός μας παλμός είναι σε χαλαρό ρυθμό. Οι μύες, τα σαγόνια και τα φρύδια μας δεν σφίγγονται. Και η αναπνοή μας επανέρχεται στο φυσιολογικό.
Στη συνέχεια, ας γράψουμε όλες τις εργασίες που πρέπει να κάνουμε. Ένα πρόβλημα είναι πιο εύκολο να λυθεί όταν μπορούμε να το δούμε.
Το επόμενο βήμα είναι να δοθεί προτεραιότητα χρησιμοποιώντας τον πίνακα Eisenhower. Κάνουμε ό,τι είναι σημαντικό και επείγον. Προγραμματίζουμε τι είναι σημαντικό αλλά όχι τόσο επείγον. Αναθέτουμε εργασίες που είναι επείγουσες αλλά δεν ανήκουν στον τομέα της γνώσης μας και καταργούμε τις υπόλοιπες.
«Έχω εμπιστοσύνη στο σύστημα. Όλα ξεκινούν με ένα ήρεμο μυαλό.»
—Σάμφι Ουάι, προπονητής παραγωγικότητας