Ask Maria: Μια ελληνική υπηρεσία Virtual Assistant- ή, αλλιώς, μια γραμματέας εξ αποστάσεως

Τι είναι το Ask Maria; Εν ολίγοις, μια γραμματέας/ βοηθός η οποία παρέχει τις υπηρεσίες της εξ αποστάσεως, εργαζόμενη από το σπίτι και προσαρμοζόμενη στις απαιτήσεις του πελάτη. Με έδρα το Αγρίνιο, η κ. Μπασδέκη είναι σε θέση να εξυπηρετεί πελάτες από όλο τον κόσμο- και περιγράφει αναλυτικά στη HuffPost Greece τι εστί Virtual Assistant, και τι πλεονεκτήματα συνεπάγεται.

HuffPost Greece: Θα μπορούσατε να περιγράψετε τι ακριβώς είναι το Ask Maria;

Μαρία Μπασδέκη: Το Ask Maria είναι - εν συντομία - μία υπηρεσία παροχής γραμματειακής υποστήριξης εξ αποστάσεως, κυρίως σε μικρές επιχειρήσεις ή και σε μεμονωμένους επιχειρηματίες.

Πώς προέκυψε η ιδέα;

Τα τελευταία περίπου εννέα χρόνια, ζούσα στο εξωτερικό, στη Σκωτία για ένα χρόνο και κατόπιν στην Αυστραλία. Ο σκοπός μου ήταν πάντα να επιστρέψω στην Ευρώπη. Τα τελευταία δύο χρόνια έκανα αρκετή έρευνα πάνω στο τι θα μπορούσα να κάνω επαγγελματικά εάν επέστρεφα στην Ελλάδα. Πέρασαν διάφορες επιλογές από το μυαλό μου, αλλά τίποτα δε μου ενέπνεε ασφάλεια. Όλα αυτά τα χρόνια σπούδασα και εργάστηκα πάνω στην οργάνωση εκδηλώσεων (events management), αλλά κυρίως στη διαχείριση της ακίνητης περιουσίας (property management) ενός από τους μεγαλύτερους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και παρόχους κοινωνικών υπηρεσιών της Αυστραλίας. Οπότε σιγά σιγά η έρευνά μου επικεντρώθηκε γύρω από αυτούς τους τομείς. Στη συνέχεια, προέκυψε η πανδημία, οπότε και άρχισα να δουλεύω από το σπίτι, κάτι που ομολογώ ως τότε δε μου είχε περάσει από το μυαλό. Μάλιστα, ήμουν - και προφανώς είμαι – από εκείνους που η εργασία από το σπίτι αύξησε πολύ την αποδοτικότητά μου, αφού κατάφερνα να διεκπεραιώνω τα καθήκοντά μου πολύ πιο γρήγορα, και έφερε αρκετή ισορροπία στην προσωπική μου ζωή, καθώς δε σπαταλούσα τρεις ώρες στις μετακινήσεις. Όλα αυτά είχαν ως αποτέλεσμα να ξεκινήσω να ψάχνω στο Google κυριολεκτικά “jobs from home”. Σιγά σιγά, βρήκα τον όρο Virtual Assistant (εικονική βοηθός) και μπορώ να πω ότι αμέσως πίστεψα ότι είναι κάτι που μπορώ να κάνω. Στην ουσία ήταν κάτι που ήδη έκανα ένα χρόνο δουλεύοντας από το σπίτι εν μέσω της πανδημίας. Ακολούθησε ακόμη περισσότερη έρευνα, κάποια online workshops για το πώς μπορώ να ξεκινήσω τη δική μου online επιχείρηση, και σιγά σιγά δημιουργήθηκε το Ask Maria.

Όσον αφορά στο όνομα, η ιδέα προέκυψε ως εξής: λόγω της δουλειάς μου, συνεργαζόμουν με όλα τα τμήματα του οργανισμού, αλλά και με όλους στο γραφείο. Και οι περισσότεροι έρχονταν σε εμένα για πολλά ζητήματα, όχι μόνο απαραίτητα για κτηματομεσιτικά ζητήματα. Την εβδομάδα που προσπαθούσα να βρω την ονομασία της επιχείρησης είχα meeting με τον manager μου, ο οποίος μου μιλούσε για ένα άλλο meeting. Εκεί συζητήθηκαν πολλά θέματα και οι περισσότεροι ανέφεραν “ask Maria to do this”ή “Maria will know how to do this”. Και κάπως έτσι συνειδητοποίησα ότι η φράση “Ask Maria” ακούγεται συνέχεια στη δουλειά μου και πως θα ήταν ένα καλό όνομα για την επιχείρησή μου.

Τι υπηρεσίες παρέχετε;

Οι υπηρεσίες που παρέχω είναι κατά κύριο λόγο εκείνες που παρέχει μια γραμματέας, ή μία personal/executive assistant. Κάποιες από αυτές είναι η διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των ραντεβού, η οργάνωση αρχείων και βάσεων δεδομένων και η πληρωμή λογαριασμών. Επίσης, η επικοινωνία με πελάτες, προμηθευτές, η διαχείριση των social media, ακόμη και η οργάνωση ταξιδίων και εκδηλώσεων. Φυσικά, αυτές είναι μόνο κάποιες ενδεικτικές υπηρεσίες και πάντα μπορεί να προκύψουν περισσότερες, ανάλογα με τις ανάγκες των πελατών.

Ποια θεωρείτε πως είναι τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα σε σχέση με τις συμβατικές υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης; (δια ζώσης)

Η βασική διαφορά είναι το κόστος για τον επιχειρηματία, ειδικά εάν το budget είναι περιορισμένο. Η πρόσληψη virtual assistant είναι σαφώς πιο οικονομική από την πρόσληψη προσωπικού πλήρους ή μερικής απασχόλησης και αυτό γιατί δεν πληρώνει επιδόματα αδείας, φαρμακευτική περίθαλψη, υπερωρίες, 13ο μισθό, εξοπλισμό και οτιδήποτε άλλο προβλέπεται. Ειδικά εάν κάποιος χρειάζεται υποστήριξη μόνο για κάποιο μικρό χρονικό διάστημα ή για ένα συγκεκριμένο project, οι Virtual Assistant θεωρούνται καλύτερη λύση, καθώς πληρώνονται μόνο για τις ώρες που εργάζονται. Ακόμη και σε περίπτωση που κάποιος επιθυμεί να αντικαταστήσει ή να μη χρησιμοποιεί πλέον Virtual Assistant, αυτό μπορεί να συμβεί ανέξοδα, αφού δε χρειάζεται να πληρώσει αποζημίωση.

Οι ώρες εργασίας, επίσης είναι μια ειδοποιός διαφορά. Ενώ ένας υπάλληλος συνήθως δουλεύει Δευτέρα με Παρασκευή 9 με 5 (γνωρίζω φυσικά ότι οι πολλές φορές οι ώρες είναι πολύ περισσότερες), οι Virtual Assistant έχουν περισσότερη ευελιξία και πολλές φορές επιλέγουν να εργαστούν και σαββατοκύριακα. Επίσης, καθώς πολλές φορές εργάζονται σε διαφορετική ζώνη ώρας, έχουν τη δυνατότητα να συνεχίζουν να εργάζονται, ενώ οι πελάτες τους κοιμούνται, για παράδειγμα. Όπως ανέφερα και προηγουμένως, δουλεύοντας από το σπίτι η αποδοτικότητά μου αυξήθηκε κατά πολύ, και αυτό γιατί δε είχα κανέναν αντιπερισπασμό και ήμουν απόλυτα συγκεντρωμένη στη δουλειά μου. Όταν κάποιος προσλαμβάνει Virtual Assistant, πληρώνει αποκλειστικά για τις ώρες που εργάζεται. Οι περισσότεροι Virtual Assistant χρησιμοποιούμε προγράμματα που μας χρονομετρούν και τα οποία σταματούν όταν κάνουμε διάλειμμα ή σταματάμε να εργαζόμαστε για οποιονδήποτε άλλο λόγο.

Εκτός αυτού, οι περισσότεροι Virtual Assistant έχουν εμπειρία πολλών ετών σε διάφορους τομείς και όχι απαραίτητα αποκλειστικά σε γραμματειακή υποστήριξη. Μπορεί δηλαδή πέρα από γραμματειακή υποστήριξη να παρέχουν υπηρεσίες social media marketing, SEO, συγγραφή κειμένων, video editing, web design, property management κ.ο.κ..

Ακόμη, ο τομέας των Virtual Assistant μπορεί να είναι αρκετά ανταγωνιστικός. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται να ενημερωνόμαστε και να εκπαιδευόμαστε διαρκώς σε νέα συστήματα και προγράμματα. Αυτό το κόστος το αναλαμβάνουμε οι ίδιοι και όχι οι πελάτες μας, κάτι το οποίο δε συμβαίνει συνήθως στην περίπτωση μόνιμου προσωπικού.

Από την άλλη όμως, η απόσταση και η έλλειψη φυσικής παρουσίας και η διαφορά ώρας μπορούν να θεωρηθούν για κάποιους βασικά μειονεκτήματα, καθώς μπορούν να επηρεάσουν την άμεση επικοινωνία και επίλυση κάποιου ζητήματος. Επίσης, το γεγονός ότι οι συνεργάτες μπορεί και να μη βρεθούν ποτέ στον ίδιο χώρο, ενδέχεται να επηρεάσει και την εμπιστοσύνη μεταξύ τους και την ανάπτυξη της διαπροσωπικής σχέσης. Αυτά τα ζητήματα φυσικά, μπορούν να επιλυθούν με συζήτηση και συνεχή επικοινωνία και από τις δύο πλευρές.

Φυσικά, θα πρέπει να αναφέρουμε και το γεγονός ότι αυτή η δουλειά βασίζεται κυρίως στην τεχνολογία και το Διαδίκτυο, κάτι που μας καθιστά ευάλωτους σε περίπτωση κάποιας διακοπής. Και πάλι όμως, οι περισσότεροι Virtual Assistant έχουν μεριμνήσει για αυτές τις περιπτώσεις, ώστε να μπορούν να εργαστούν κάτω από τις οποιεσδήποτε συνθήκες.

Για τα ελληνικά δεδομένα το συγκεκριμένο αντικείμενο είναι μάλλον καινούριο. Γνωρίζετε να έχει ξαναγίνει κάτι τέτοιο; Υπάρχουν ανάλογες υπηρεσίες στο εξωτερικό;

Όντως στη χώρα μας είναι σχετικά καινούριο. Από την έρευνα που έκανα, μπόρεσα να βρω ακόμη μία σελίδα που προσφέρει παρόμοιες υπηρεσίες και ακόμη μία μεγαλύτερη εταιρεία, η οποία ανάμεσα στα άλλα αντικείμενα με τα οποία ασχολείται, προσφέρει και υπηρεσίες Virtual Assistant. Φυσικά, μπορεί να υπάρχουν περισσότεροι, αλλά πιστεύω είμαστε μετρημένοι στα δάχτυλα, ίσως και του ενός χεριού.

Στο εξωτερικό, και ειδικά στο Ηνωμένο Βασίλειο και την Αυστραλία, όπου και έχω ζήσει, είναι ένα σχετικά νέο μεν αντικείμενο, αλλά πλέον είναι ευρέως διαδεδομένο. Ειδικά, τον τελευταίο χρόνο, οπότε και η εργασία από το σπίτι είναι κάτι πολύ συνηθισμένο, η συνεργασία με Virtual Assistant θεωρείται κάτι πολύ συνηθισμένο.

Ποια είναι η ανταπόκριση που έχετε ως τώρα;

Μπορώ να πω ότι ήμουν από τις τυχερές, καθώς απέκτησα τον πρώτο μου πελάτη πριν καλά καλά λανσάρω επίσημα την επιχείρηση και μάλιστα βρίσκεται και στην Ελλάδα. Το αναφέρω αυτό για εκείνους, που θεωρούν ότι η Ελλάδα είναι όψιμος συνοδοιπόρος σε τέτοια ζητήματα. Μάλιστα, μου έκανε και εμένα εντύπωση πώς κάποιος από την Ελλάδα, που δε με έχει συναντήσει ποτέ, δε ξέρει πολλά για μένα, ο οποίος μάλιστα δεν είχε ακούσει ξανά τον όρο Virtual Assistant με εμπιστεύτηκε για παράδειγμα για την κατασκευή της επαγγελματικής του ιστοσελίδας. Από κει και πέρα, το ενδιαφέρον, όπως και οι υπόλοιποι πελάτες μου, προέρχονται από το εξωτερικό, όπου το αντικείμενο είναι πιο γνωστό. Με έχουν προσεγγίσει και από την Ελλάδα, αλλά κυρίως για να μάθουν περισσότερα για το τι ακριβώς είναι το αντικείμενο της εργασίας μου.

Σε τι πελάτες απευθύνεστε;

Κυρίως σε μικρές, οικογενειακές επιχειρήσεις ή σε αυτο-απασχολούμενους, τους λεγόμενους entrepreneurs. Για παράδειγμα, σε ιδιοκτήτες γυμναστηρίων, personal trainers, life/business coaches, καλλιτέχνες, ιδιοκτήτες επιχειρήσεων online και e-shops. Γενικά σε όποιον επιχειρηματία χρειάζεται βοήθεια με την οργάνωση της επιχείρησής του, ώστε να μπορούν οι ίδιοι να επικεντρωθούν σε άλλα κομμάτια της δουλειάς τους, χωρίς να χάνουν χρόνο με admin tasks. Πριν κάποιες βδομάδες, για παράδειγμα, με προσέγγισε ένας φίλος, ο οποίος είναι ταχυδακτυλουργός στο επάγγελμα και χρειαζόταν κάποιον να τον βοηθήσει με τα ραντεβού του, τις κρατήσεις και άλλα γραφειοκρατικά κομμάτια της δουλειάς του. Με έχει επίσης προσεγγίσει και η ιδιοκτήτης art studio, η οποία χρειαζόταν βοήθεια με τις κρατήσεις για τα σεμινάρια που προσφέρει.

Πού εδρεύετε;

Η φυσική μου έδρα είναι στο Αγρίνιο, ωστόσο η φύση της εργασίας μου δίνει τη δυνατότητα να ταξιδεύω και να δουλεύω από οποιοδήποτε σημείο φτάνει να έχω πρόσβαση σε Wi-Fi, που ήταν και ένα από τα βασικά ζητούμενα.

Πώς θεωρείτε ότι θα επηρεάσει το εγχείρημά σας η πανδημία;

Οι περισσότεροι πελάτες μου βρίσκονται στο εξωτερικό και μάλιστα σε χώρες, όπου η πανδημία έχει αντιμετωπιστεί σε μεγάλο βαθμό. Επίσης, επειδή πρόκειται για πελάτες, των οποίων οι υπηρεσίες ή δε βασίζονται στη φυσική παρουσία, ή έχουν καταφέρει να βρουν εναλλακτικούς τρόπους εργασίας, δεν τους έχει «αγγίξει» η πανδημία. Οπότε για την ώρα θεωρώ πως είμαι ασφαλής. Φυσικά, όλα είναι αλυσίδα και ως ελεύθερη επαγγελματίας έχω πάντα ένα plan Β σε περίπτωση που χάσω έναν ή περισσότερους πελάτες για οποιοδήποτε λόγο, όχι μόνο λόγω της πανδημίας. Το γεγονός όμως ότι απευθύνομαι σε μία ευρεία γκάμα επαγγελματιών μου δίνει την ευελιξία να κινούμαι με περισσότερη ασφάλεια.