Όταν αποσπάται η προσοχή μας στη δουλειά, χάνουμε την εστίαση μας. Ο Ίρβιν, ερευνητής στο Πανεπιστήμιο της Καλιφόρνια ο οποίος μελέτησε το πρόβλημα δήλωσε στη Fast Company ότι οι εργαζόμενοι που διακόπτουν την δουλειά τους εξαιτίας τηλεφωνικών κλήσεων και email χρειάζονται κατά μέσο όρο περίπου 23 λεπτά για να επιστρέψουν στην εργασία τους και τελικά νιώθουν περισσότερο άγχος και απογοήτευση σε σχέση με τους συνομηλίκους τους.
Συνήθως, οι διακοπές που αποσπούν την προσοχή μας προέρχονται από αφεντικά ή φλύαρους συναδέλφους που θέλουν κουβεντα. Συχνά όμως, αυτές οι συνήθειες σαμποτάρουν την παραγωγικότητά μας και τις επαναλαμβάνουμε χωρίς να το αντιλαμβανόμαστε.
Το πρώτο βήμα για να σταματήσουμε μια αντιπαραγωγική συνήθεια είναι να την αναγνωρίσουμε. Ακολουθούν μερικά σημάδια που πρέπει να προσέχουμε:
1. Ελέγχουμε συνεχώς το κινητό μας όταν δεν υπάρχει πολλή δουλειά
«Πολλοί από τους πελάτες μου αισθάνονται ένοχοι που κάθονται στα γραφεία τους και έχουν το κινητό τους ακριβώς δίπλα τους», λέει η σύμβουλος διαχείρισης χρόνου Άννα Ντίρμον. «Και αν μια ιστοσελίδα αργεί πολύ να φορτώσει ή είναι για λίγα δευτερόλεπτα ακίνητη, σπεύδουν να πιάσουν το τηλέφωνό τους και να μπουν σε λειτουργία αυτόματου πιλότου σχεδόν σαν ζόμπι, κάνοντας scroll σε εφαρμογές. Προσωπικά, μπαίνω πάντα στο Instagram. Και αυτό μπορεί να καταλήξει σε χαμένο χρόνο πέντε, επτά, 10 λεπτών».
Αντί να χάνουμε συνεχώς χρόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, η Άννα συνιστά να προγραμματίζουμε τον χρόνο που περνάμε στα κοινωνικά μέσα κατά τη διάρκεια της μέρας.
2. Κάνουμε άσχετες εργασίες που «θα διαρκέσουν μόλις ένα δευτερόλεπτο».
Το ένα δευτερόλεπτο κάνουμε επιμελώς μια εργασία και το επόμενο ψωνίζουμε στο διαδίκτυο, γράφουμε λίστα σούπερ μάρκετ, κάνουμε κράτηση σε ένα εστιατόριο και εντέλει ξεχνάμε ό,τι έπρεπε να κάνουμε.
Η Άννα συνιστά να δημιουργήσουμε μια λίστα με υποχρεώσεις εκτός δουλειάς ώστε να καταλάβουμε τι θα αναβάλουμε ή θα χειριστούμε αργότερερα.
3. Ανοίγουμε πάρα πολλές καρτέλες στο πρόγραμμα περιήγησής μας
Κάθε καρτέλα του προγράμματος περιήγησης μπορεί να είναι ακόμα μία απόσπαση της προσοχής μας.
Ο Άνταμ Στιλς, ο οποίος εφηύρε τις καρτέλες στο προγράμματος περιήγησης, έχει εξηγήσει σε παλαιότερη συνέντευξη στη HuffPost ότι ορισμένοι από εμάς δεν μπορούμε να χειριστούμε την ελευθερία των απεριόριστων καρτελών: «Η εφεύρεση δίνει στους ανθρώπους ελευθερία. Ίσως σε μερικούς δίνει υπερβολική ελευθερία».
Για να λύσουμε αυτό το πρόβλημα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διοργανωτές καρτελών, όπως το One Tab που μετατρέπουν όλες τις καρτέλες σε λίστα ή διαχειριστές παρασκηνίου όπως το Tab Auto Close και το Tab Wrangler που κλείνουν αυτόματα τις καρτέλες μετά από υπερβολική αδράνεια.
4. Ελέγχουμε παρορμητικά το Slack και άλλες πλατφόρμες συνομιλίας εργασίας
Το να ελέγχουμε τις συνομιλίες στην εργασία μας κατά τη διάρκεια της ημέρας είναι φυσιολογικό, αλλά εάν τις ανανεώνουμε καταναγκαστικά ή ελέγχουμε τις συνομιλίες μας και απαντάμε αμέσως σε κάθε μήνυμα που εμφανίζεται, πιθανώς είμαστε κολλημένοι σε μια κοινή, ανόητη συνήθεια.
Για να κόψουμε τη συνήθεια, «ας θέσουμε όρια με τους συναδέρφους μας ώστε να γνωρίζουν πότε δεν μπορούμε να διακόψουμε την προσοχή μας», λέει ο Λίου, ειδικός στην διαχείριση χρόνου. Εάν η εταιρεία μας χρησιμοποιεί Slack, ας δοκιμάσουμε να ενημερώσουμε την κατάστασή μας σε ”εκτός σύνδεσης”. Εάν οι συνάδελφοί μας έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιό μας, ας μπλοκάρουμε το ημερολόγιό μας ή ας το βάλουμε σε ρύθμιση ”μην ενοχλείτε”, ώστε να γνωρίζουν ότι δεν πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί μας εκείνη την ώρα, πρότεινε ο Λίου.
5. Ξεκινάμε να λύνουμε προβλήματα αμέσως, πριν αποφασίσουμε αν είναι αρμοδιότητά μας
Η Τάνια Μένον, καθηγήτρια διαχείρισης χρόνου στο Πανεπιστήμιο του Οχάιο, η οποία ερευνά τη σπατάλη χρόνου εργασίας, είπε ότι οι άνθρωποι που θεωρούν τους εαυτούς τους ειδικούς μπορούν παρορμητικά να δώσουν λύσεις σε προβλήματα για τα οποία παίρνουν αποφάσεις με βάση αυτά που γνωρίζουν, κάτι που τους εμποδίζει να λάβουν υπόψη εάν τα προβλήματα αυτά είναι δικά τους για να τα λύσουν.
Ο Μένον λέει ότι οι άνθρωποι που θεωρούν τους εαυτούς τους ειδικούς μπορεί να «θέλουν τη γρήγορη απάντηση», αλλά με αυτόν τον τρόπο περιορίζουν τις δυνατότητες για το πώς μπορούν να προσεγγίσουν το πρόβλημα.
Για να είμαστε καλύτεροι στη λύση προβλημάτων, ας μην αναζητάμε λύσεις αμέσως. Πρώτα, ας αναρωτηθούμε εάν η επίλυσή τους είναι δικός μας ρόλος.
6. Υποθέτουμε ότι έχουμε δίκιο
Η Νόρμα Ράγιες, σύμβουλος καριέρας που εργάζεται με γυναίκες για να τις βοηθήσει να αποσαφηνίσουν τις επόμενες επαγγελματικές τους κινήσεις, λέει ότι μια ανόητη συνήθεια που βλέπει να επαναλαμβάνουν οι επαγγελματίες είναι ότι πιστεύουν πως έχουν κατακτήσει ένα μέρος της δουλειάς τους και έχουν κολλήσει σε μια «σταθερή νοοτροπία». Έτσι γίνονται άκαμποι όσον αφορά τις αλλαγές στην εργασία.
7. Προγραμματίζουμε περιττές συναντήσεις
Το 47% των εργαζομένων που συμμετείχαν σε έρευνα από το Salary.com το 2012 είπαν ότι οι «πάρα πολλές συσκέψεις» ήταν η κύρια απόσπαση της προσοχής τους στο χώρο εργασίας. Εάν έχουμε ρόλο στον τρόπο με τον οποίο γίνονται οι συναντήσεις της εταιρείας μας, ας αναρωτηθούμε γιατί τις πραγματοποιούμε και ας ζητάμε σχόλια από τους συμμετέχοντες σχετικά με τη διάρκειά τους και τη χρησιμότητα τους.
Όταν οι συναντήσεις είναι κυρίως για τη διανομή πληροφοριών, ο ερευνητής συναντήσεων Στίβεν Ρόγκερμπεργκ σε συνέντευξη στη HuffPost, προτείνει τη χρήση άλλων μορφών επικοινωνίας.