Η κομβική σημασία και ο ρόλος της επικοινωνίας στην εφαρμογή των αναγκαίων αλλαγών σε μια σύγχρονη διοίκηση, δημόσια ή ιδιωτική, αποτελεί στρατηγικής σημασίας προτεραιότητα. H διαδικασία της επικοινωνίας και της οργανωσιακής αλλαγής είναι άρρηκτα συνδεδεμένες. Η επιτυχής εφαρμογή με ταυτόχρονη αποδοχή των αλλαγών απαιτεί μεταβολή της συμπεριφοράς, πρωταρχικά των ίδιων των στελεχών και δευτερευόντως των υπολοίπων εργαζομένων.
Η υλοποίηση προγραμμάτων αλλαγής προκαλούν αισθήματα αβεβαιότητας, ανασφάλειας και φόβου στα μέλη του οργανισμού, τα οποία έχουν ως αποτέλεσμα την εμφάνιση εμποδίων κουλτούρας, αντίληψης και συναισθήματος. Το αίσθημα ανασφάλειας απέναντι στη νέα κατάσταση σε συνδυασμό με την έλλειψη εμπιστοσύνης και τις αρνητικές εμπειρίες προηγούμενων προσπαθειών, οδηγούν σε αντιστάσεις στις επερχόμενες αλλαγές. Η αντιμετώπιση και η επιτυχής διαχείριση των αντιστάσεων επιτυγχάνεται μέσω της αποτελεσματικής επικοινωνίας.
Στο πλαίσιο των οργανωσιακών αλλαγών, στόχος της επικοινωνίας είναι η κατανόηση της αναγκαιότητάς τους από το σύνολο του πληθυσμού μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Μέσω της επικοινωνίας, ενημερώνεται ο εργαζόμενος για τις μεταβολές της καθημερινότητάς του αλλά και για τον νέο-καινοτόμο τρόπο εκτέλεσης των καθηκόντων του κυρίως με τη χρήση πλέον της σύγχρονης τεχνολογίας και την ψηφιοποίηση των εργασιών. Η ενεργός και όχι προσχηματική συμμετοχή των εργαζομένων στη διαδικασία της αλλαγής, μειώνει το αίσθημα ανασφάλειας και συνεπεία αυτού τις πιθανότητες αντίστασης, αφού ο εργαζόμενος δεν αντιστέκεται σε διαδικασίες που ο ίδιος συμμετέχει. Περαιτέρω, μέσω της ανοιχτής και ρεαλιστικής επικοινωνίας ενισχύεται το κλίμα εμπιστοσύνης και ομαδικότητας, ενώ επιτυγχάνεται η διάχυση της γνώσης και της πληροφορίας.
Έρευνες έχουν δείξει ότι η υλοποίηση προγραμμάτων παροχής ποιοτικής και αξιόπιστης επικοινωνίας, μειώνει τα επίπεδα αβεβαιότητας και ανασφάλειας των εργαζομένων και παράλληλα αυξάνει την εμπιστοσύνη απέναντι στον οργανισμό και στην επιχείρηση.
Είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να εκφράζουν την άποψη τους για τις επερχόμενες αλλαγές επωνύμως ή ανωνύμως, προτείνοντας τρόπους βελτίωσης της λειτουργικότητας. Άλλωστε, ποιος γνωρίζει καλύτερα τα προβλήματα από αυτούς που τα ζουν και τα αντιμετωπίζουν καθημερινά;
Αποτελεσματικές πρακτικές επικοινωνίας κατά τη διαδικασία της αλλαγής αποτελούν η τακτική και συχνή επικοινωνία, η αποφυγή υπερβολικής χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κυρίως η συζήτηση πρόσωπο με πρόσωπο (ατομικές και ομαδικές συναντήσεις).
Αποτελέσματα άλλων ερευνών αποδεικνύουν ότι η συνεργασία μεταξύ υπεύθυνων επικοινωνίας και διοίκησης είναι αναγκαία προκειμένου να ενημερώνονται οι κατέχοντες θέσεις ευθύνης για τους λόγους των αλλαγών. Αυτά τα στελέχη οφείλουν να είναι διαθέσιμα απέναντι στους υφισταμένους τους προκειμένου να επιλύονται άμεσα προβλήματα που προκύπτουν κατά τη διαδικασία των αλλαγών.
Η αναγκαιότητα διαχείρισης των αλλαγών, ειδικότερα υπό τις παρούσες συνθήκες της παγκόσμιας υγειονομικής κρίσης, είναι μεγαλύτερη από ποτέ. Η επίτευξη οργανωσιακών αλλαγών στον δημόσιο τομέα μέσω της εφαρμογής αποτελεσματικών και αποδοτικών μοντέλων επικοινωνίας, προϋποθέτει την αξιοποίηση εργαλείων διαχείρισης των αλλαγών που εφαρμόζει ο ιδιωτικός τομέας, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της Δημόσιας Διοίκησης και πάντα υπό το πρίσμα της συγκριτικής προτυποποίησης (benchmarking).
Ο Δημόσιος Tομέας απέδειξε ότι μπορεί να ανταπεξέλθει με επιτυχία στην αποτελεσματική διαχείριση των αλλαγών, αν αναλογιστούμε την ετοιμότητά του στην υλοποίηση των προσφάτων δραστικών και ριζικών μεταβολών στη Δημόσια Διοίκηση λόγω εμφάνισης του Covid-19.
Η αποτελεσματική ηγεσία είναι το κλειδί της επιτυχούς διαχείρισης των αλλαγών, αφού ένας ικανός και αποφασιστικός λήπτης αποφάσεων δημιουργεί τις κατάλληλες προϋποθέσεις όπως η υποστήριξη και η συμμετοχή των εργαζομένων, η κατάλληλη διαχείριση των αρνητικών συναισθημάτων και η δημιουργία κλίματος ανοιχτής και ποιοτικής επικοινωνίας.
Η υλοποίηση των οργανωσιακών αλλαγών, αποτελεί μια δύσκολη υπόθεση, διότι αν και έχουν γίνει σημαντικά βήματα προς την αποτελεσματική διαχείρισή τους, τα προγράμματα αλλαγών συνεχίζουν να εμφανίζουν μεγάλα ποσοστά αποτυχίας. Ως εκ τούτου, προτείνονται περισσότερες έρευνες επικεντρωμένες στα τυπικά χαρακτηριστικά ενός πετυχημένου προγράμματος αλλαγής στον δημόσιο και στον ιδιωτικό τομέα.
Εν κατακλείδι, η ορθολογική διαχείριση των αλλαγών βασίζεται σε μια ηγεσία η οποία επιθυμεί να επαναδιαμορφώσει - επαναδιατυπώσει την οργανωσιακή κουλτούρα, να επιλέξει τα κατάλληλα εργαλεία διοίκησης και να στηριχθεί στη θέληση των μελών του οργανισμού, η οποία πρέπει να ενισχυθεί μέσω της συνεχούς ενημέρωσης, επιμόρφωσης και εκπαίδευσης.